(目的)

第1条　この規程は、川場村の文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書事務は、この規程の定めるところにより、管理を行い、能率化及び合理化を図るものとする。

(文書の管理)

第3条　総務課長は、文書の収受、配布、決裁、浄書及び発送の事務を総括管理する。

(文書取扱主任)

第4条　課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第5条　文書は、議案文書、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書とする。

(議案文書の区分)

第6条　議案文書の区分は、次のとおりとする。

(法規文書の区分)

第7条　法規文書の区分は、次のとおりとする。

(令達文書の区分)

第8条　令達文書の区分は、次のとおりとする。

(公示文書の区分)

第9条　公示文書の区分は、次のとおりとする。

(一般文書の区分)

第10条　一般文書の区分は、次のとおりとする。

(文書の受領)

第11条　郵送による文書は、総務課庶務担当(以下「庶務担当」という。)が毎日受領しなければならない。

(勤務時間外に到達した文書)

第12条　勤務時間外に到達した文書は、川場村役場処務規則(昭和53年川場村規則第10号)の規定により取り扱うものとする。

(電話又は口頭による受理)

第13条　電話又は口頭による伝言等で、村長又は副村長の決裁を要するもの、又は重要と認められるものは、その要領を記載し、第23条の例により処理しなければならない。

(開封)

第14条　総務課において受領した文書は、別に定めるものを除き、庶務担当が開封する。

(添付物のある文書の取扱い)

第15条　金券、有価証券、現金等(以下「金券等」という。)を添付してある文書は、庶務担当が金券処理簿(別記様式第1号)に、金券等の種類及びその金額又は数量を記入しなければならない。

(配布)

第16条　総務課で受領した文書は、すべて庶務担当が配布先別に区分し、主務課の文書取扱主任に配布しなければならない。

(誤配布の場合の処理)

第17条　配布を受けた文書中、主管に属さないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちにその理由を付して総務課へ返付しなければならない。

(2課以上に関係のある文書の配布)

第18条　2課以上に関係のある文書は、最も関係のあると認められる課へ配布しなければならない。

(親展文書等の配布)

第19条　親展又は秘の表示のしてあるもの、又はこれに類すると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、封のまま親展文書収受発送簿(別記様式第3号)に記入し、村長及び副村長あてのものは総務課長へ、その他のものはそれぞれ名あて人に配布し、受領印を徴さなければならない。

(電報の取扱い)

第20条　電報は、台紙にはり、一般文書の例により配布する。

(書留扱い文書の取扱い)

第21条　書留扱いの文書は、書留文書収受発送簿(別記様式第4号)に書留文書の区分及び差出人等を記入し、主務課長の受領印を徴さなければならない。

(即日処理の原則)

第22条　文書の配布を受けた担当者は、即日処理をしなければならない。ただし、事案の性質により、その処理について相当の日数を要するものは、この限りでない。

(配布文書の受付)

第23条　文書の配布を受けた文書取扱主任は、収受発送簿(別記様式第6号)に必要事項を記入し、主務課長に回付しなければならない。ただし、軽易な文書は、収受発送簿に記入しないで処理することができる。

(担当者不在の場合の処理)

第24条　担当者が不在のため、代わって文書の配布を受けた者は、担当者に代わって処理し、担当者でなければ処理できないものについては、改めて上司の指示を受けなければならない。

(添付物のある文書)

第25条　添付物のある文書は、前2条の規定に準じて処理しなければならない。

(審査請求書等の取扱い)

第26条　不服申立て、訴訟その他受付月日が権利の消長に関係ある文書は、第23条及び第24条の規定による取扱いをするほか、受付時刻を受付年月日の上に朱書するとともに、文書取扱主任が認印を押し、かつ、封皮を添えておかなければならない。

(起案)

第27条　文書を起案するときは、別に定めるものを除き、起案用紙(別記様式第5号)を用い、文書は、文書の左横書きの実施に関する規程(昭和35年川場村訓令第1号)によるほか、次の各号によらなければならない。

(議案文書の起案)

第28条　主務課において、議案文書があるときは、前条の規定により起案し、提案理由を添付のうえ総務課長に送付する。ただし、条例等例規にあっては、川場村例規審査委員会規程(昭和54年川場村規程第5号)の定めるところによる。

(議案文書等の番号)

第29条　議案文書、法規文書、令達文書(辞令を除く。)及び公示文書については、すべてそれぞれの番号を付さなければならない。

(起案文書の校正)

第30条　村長及び副村長の決裁を受ける文書は決裁を受ける前に、主務課長において専決し施行する文書は浄書する前に、それぞれ総務課において校正しなければならない。

(回付)

第31条　起案文書は、補佐等を経て主務課長に回付しなければならない。

(課外合議)

第32条　出納室及び他の課に関係のある起案文書は、主務課長の認印を受けた後、主務課において合議する。

(同時合議)

第33条　事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず関係課長の同時合議を要請し、会議をもって合議することができる。

(決裁の原則)

第34条　村長又は副村長の決裁は、総務課において集中的に行い、その促進を図るものとする。

(決裁の方法)

第35条　村長又は副村長の決裁を受けようとする文書は、前条第2項の規定により処理するものを除き、総務課長に提出しなければならない。

(決裁印の押印)

第36条　村長又は副村長の決裁を受けた文書は、総務課において村長決裁印又は副村長代決・専決印を押さなければならない。

(浄書)

第37条　文書の浄書は、主務課が行う。

第38条及び第39条　削除

(秘密文書の浄書)

第40条　秘密の取扱いを要する文書は、起案者が自ら浄書し、校正をする。

(文書の発送)

第41条　文書の発送は、郵送及び使送とする。

(特殊郵便物の発送)

第42条　書留、親展等特殊なもの、後日発送したことの確認を要するもの、その他発送について記録を必要とするものについては、書留文書収受発送簿又は親展文書収受発送簿に記載し、文書取扱主任の認印を受けなければならない。

(包装を要するものの発送)

第43条　小包その他特別の包装を必要とする文書及び物品は、主務課で包装し、総務課へ回付する。

(料金節減の取扱い)

第44条　文書又は物品を郵送するときは、最低の料金で発送するように努めなければならない。

(発信者名)

第45条　発送文書は、別に定めがあるものを除き、村長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、村名、役場名、副村長名、課名及び課長名を用いることができる。

(発送日)

第46条　文書の発送の日付は、発送の日とする。

(発送文書の記号、番号等)

第47条　発送文書の記号は、特別の定めがあるもののほか、「川」の次に主務課名の最初の文字を付して用いる。

(完結文書)

第48条　完結した文書は、担当者が完結年月日を記入するとともに、完結と記載し次条の規定により類別し、表紙及び背表紙を付して保管する。

(種別及び保存区分)

第49条　文書の種別及び保存区分は、法令に特別の定めがあるものを除き、次のとおりとする。

(文書の廃棄)

第50条　主務課長は、保存期間の満了した文書の廃棄目録(別記様式第8号)を毎年3月までに村長に送付しなければならない。

第51条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、その都度定める。